ДИСТАНЦИОННЫЕ
КУРСЫ: КАДРЫ
И УПРАВЛЕНИЕ
ПЕРСОНАЛОМ

Любое юридическое лицо в процессе осуществления своей финансово-экономической и хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами управления персоналом, организации трудовых отношений, регламентирования и документирования этих процессов. Регламентирование таких вопросов у работодателя производится и закрепляется в виде комплекса документов, именуемого кадровой документацией. В соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Следовательно, кадровое делопроизводство – это более узкое понятие, которое подразумевает организацию работы с документами в рамках трудовых отношений.

Кадровую документацию можно определить как совокупность документов и форм, отражающих наличие (фактическое или планируемое) и движение персонала. Любые документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений и обеспечивают их юридической силой. Кадровое делопроизводство фиксирует все управленческие решения и, соответственно, необходимые в рамках трудовых отношений процедуры. Документирование трудовых отношений – не право, а неотъемлемая обязанность каждого работодателя, независимо от размеров предприятия и его организационно-правовой формы.

Сегодня некоторые руководители предприятий (особенно предприятий малого и среднего бизнеса) уделяют недостаточное внимание или не придают значимость кадровому делопроизводству. Ведь его отсутствие или допускаемые при ведении делопроизводства ошибки невидимы. Невидимы они до той поры, пока с проверкой не придут сотрудники контролирующих органов или не возникнут ситуации, когда бывший (или нынешний) работник обратится в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда приведут к успеху и не всегда помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве доказательств или документов-оснований, работодатель может доказать свою позицию при общении с различными государственными органами. Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты и события, которые являются основанием возникновения взаимосвязанной сущности прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция одновременно является как документом, подтверждающим обязанности работника, так и его права на совершение юридически значимых действий в рамках исполнения своих должностных обязанностей.

Поскольку от правильности ведения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника, такая документация приобретает социально-значимый статус. В целом же от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Грамотное ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решать на предприятии несколько важных задач:
1. Документально оформить трудовые отношения, стандартизировать и унифицировать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
2. Построить комплексную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобный инструмент, с помощью которого можно документально закрепить единые принципы корпоративных отношений.
3. Создать организационно-правовые основы трудовых отношений как для работников, так и для работодателя. Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя, соблюдать баланс интересов обеих сторон трудовых отношений.
4. Придать прозрачность трудовым отношениям, предотвратить или разрешить трудовые споры.

В процессе возникновения, изменения, прекращения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под общим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для многих руководителей предприятий и специалистов кадровой службы остается не до конца понятным вопрос: что представляет собой система кадровых документов? Существует множество классификаций кадровых документов, однако с точки зрения работодателя можно выделить всего лишь три главных вида кадровых документов: обязательные,  условно-обязательные и необязательные.

Обязательные документы регламентированы действующими нормативно-правовыми актами и их создание на предприятии при наличии работников обязательно в любом случае. Например: трудовой договор (обязательность наличия регламентирована статьей 67 ТК РФ). Создание условно-обязательных документов требуется лишь при наличии соответствующих обстоятельств. Например: локальный нормативный акт о командировках. Однако при полном отсутствии командировок в организации создание такого ЛНА не представляется необходимым. Необязательные же кадровые документы создаются только по желанию работодателя с учетом его производственной необходимости. Наличие разнообразных положений о структурных подразделениях, о персонале, инструкций по делопроизводству и других подобных документов не регламентируется законодательством и может потребоваться лишь для внутреннего взаимодействия в рамках основных производственных процессов.

Таким образом, состав кадровой документации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя. Среди обязательных документов стоит отметить следующие: трудовой договор (статья 67 ТК РФ), трудовые книжки (статья 66 ТК РФ), приказы о приеме на работу (статья 68 ТК РФ), о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ), о прекращении трудового договора (статья 84.1. ТК РФ) и иные. Необходимыми стоит считать и утвержденные для применения работодателем формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Профессиональная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без хорошего знания действующих нормативно-правовых актов. Знание действующих в Российской Федерации законов и подзаконных актов по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:
1. Правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу.
2. Обеспечить надлежащее использование документов в текущей деятельности, их оперативное и архивное хранение.
3. Предотвратить возможные негативные последствия неправильного ведения кадровой документации  как для работников, так и для работодателя, а также исключить возможность неправомерного использования информации.

И еще одно очень важное замечание – документирование кадровых отношений и соответствующих процедур – это важная, но всего лишь вспомогательная по отношению к основной деятельности предприятия задача. Особенно это касается коммерческих предприятий, где основная цель уставной деятельности – получение прибыли. И в этих условиях грамотный кадровый работник должен постараться избежать создания громоздких бюрократических процедур, максимально унифицировать и, таким образом, сделать систему кадрового делопроизводства легкой, прозрачной, но в то же время полноценной и надежной.