КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Любое юридическое лицо в процессе осуществления
своей финансово-экономической и хозяйственной деятельности всегда сталкивается с
вопросами управления персоналом, организации трудовых отношений,
регламентирования и документирования этих процессов. Регламентирование таких
вопросов у работодателя производится и закрепляется в виде комплекса документов,
именуемого кадровой документацией.
В соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Следовательно, кадровое
делопроизводство – это более узкое понятие, которое подразумевает организацию
работы с документами в рамках трудовых отношений.
Кадровую документацию можно определить как
совокупность документов и форм, отражающих наличие (фактическое или планируемое)
и движение персонала. Любые документы и документированная информация являются
материальным воплощением управленческих решений и обеспечивают их юридической
силой. Кадровое делопроизводство фиксирует все управленческие решения и,
соответственно, необходимые в рамках трудовых отношений процедуры.
Документирование трудовых отношений – не право, а неотъемлемая обязанность
каждого работодателя, независимо от размеров предприятия и его
организационно-правовой формы.
Сегодня некоторые руководители предприятий
(особенно предприятий малого и среднего бизнеса) уделяют недостаточное внимание
или не придают значимость кадровому делопроизводству. Ведь его отсутствие или
допускаемые при ведении делопроизводства ошибки невидимы. Невидимы они до той
поры, пока с проверкой не придут сотрудники контролирующих органов или не
возникнут ситуации, когда бывший (или нынешний) работник обратится в суд. В
таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных
финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда приведут к успеху и не
всегда помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных
лиц или организации к ответственности.
О важности кадровой документации
свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую
и даже коммерческую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в
качестве доказательств или документов-оснований, работодатель может доказать
свою позицию при общении с различными государственными органами. Важность
кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый
документ фиксирует юридически значимые факты и события, которые являются
основанием возникновения взаимосвязанной сущности прав и обязанностей работника
и работодателя. Например, должностная инструкция одновременно является как
документом, подтверждающим обязанности работника, так и его права на совершение
юридически значимых действий в рамках исполнения своих должностных обязанностей.
Поскольку от правильности ведения кадровых
документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе
которых возникают те или иные права работника, такая документация приобретает
социально-значимый статус. В целом же от документирования трудовых отношений
может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий,
предоставленных российским законодательством работникам.
Грамотное ведение кадрового делопроизводства
позволяет эффективно решать на предприятии несколько важных задач:
1. Документально оформить трудовые отношения,
стандартизировать и унифицировать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
2. Построить комплексную систему управления
персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобный
инструмент, с помощью которого можно документально закрепить единые принципы
корпоративных отношений.
3. Создать организационно-правовые основы
трудовых отношений как для работников, так и для работодателя. Регламентировать
взаимоотношения работника и работодателя, соблюдать баланс интересов обеих
сторон трудовых отношений.
4. Придать прозрачность трудовым отношениям,
предотвратить или разрешить трудовые споры.
В процессе возникновения, изменения, прекращения
и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов
под общим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для многих
руководителей предприятий и специалистов кадровой службы остается не до конца
понятным вопрос: что представляет собой система кадровых документов? Существует
множество классификаций кадровых документов, однако с точки зрения работодателя
можно выделить всего лишь три главных вида кадровых документов: обязательные,
условно-обязательные и необязательные.
Обязательные документы регламентированы
действующими нормативно-правовыми актами и их создание на предприятии при
наличии работников обязательно в любом случае. Например: трудовой договор
(обязательность наличия регламентирована статьей 67 ТК РФ). Создание
условно-обязательных документов требуется лишь при наличии соответствующих
обстоятельств. Например: локальный нормативный акт о командировках. Однако при полном отсутствии командировок в организации
создание такого ЛНА не представляется необходимым. Необязательные же кадровые
документы создаются только по желанию работодателя с учетом его производственной
необходимости. Наличие разнообразных положений о структурных подразделениях, о
персонале, инструкций по делопроизводству и других подобных документов не
регламентируется законодательством и может потребоваться лишь для внутреннего
взаимодействия в рамках основных производственных процессов.
Таким образом, состав кадровой документации
определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего
законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех
документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя. Среди
обязательных документов стоит отметить следующие: трудовой договор (статья 67 ТК
РФ), трудовые книжки (статья 66 ТК РФ), приказы о приеме на работу (статья 68 ТК
РФ), о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ), о прекращении
трудового договора (статья 84.1. ТК РФ) и иные. Необходимыми стоит считать и утвержденные для применения работодателем
формы первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты.
Профессиональная постановка и ведение кадрового
делопроизводства невозможны без хорошего знания действующих нормативно-правовых
актов. Знание действующих в Российской Федерации законов и подзаконных актов по
вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:
1. Правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего
законодательства, придав им юридическую силу.
2. Обеспечить надлежащее использование
документов в текущей деятельности, их оперативное и архивное хранение.
3. Предотвратить возможные негативные
последствия неправильного ведения кадровой документации как для работников, так и для работодателя, а также исключить возможность неправомерного
использования информации.
И еще одно очень важное замечание –
документирование кадровых отношений и соответствующих процедур – это важная, но
всего лишь вспомогательная по отношению к основной деятельности предприятия
задача. Особенно это касается коммерческих предприятий, где основная цель
уставной деятельности – получение прибыли. И в этих условиях грамотный кадровый
работник должен постараться избежать создания громоздких бюрократических
процедур, максимально унифицировать и, таким образом, сделать систему кадрового
делопроизводства легкой, прозрачной, но в то же время полноценной и надежной.