ДИСТАНЦИОННЫЕ
КУРСЫ: КАДРЫ
И УПРАВЛЕНИЕ
ПЕРСОНАЛОМ

При проверке ведения кадрового делопроизводства может оказаться, что в организации нет и половины документов из требуемых в соответствии с законодательством. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные документы и приступить к их оформлению. Начать лучше с составления штатного расписания и графика отпусков, даже если были нарушены указанные в Трудовом кодексе Российской Федерации сроки составления данных документов. Это как раз тот случай, когда лучше поздно, чем никогда. Затем нужно проверить наличие договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках. После этого необходимо организовать учет трудовых книжек. Затем предстоит оформить в соответствии с требованиями личные карточки формы Т-2. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например личной карточки, указывается реальная дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода можно воспользоваться помощью бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат личные счета работников.

Очень важно не запускать текущую работу: оформление документов на вновь принятых, переведенных или уволенных работников должно происходить в строго установленные Трудовым кодексом Российской Федерации сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства. После этого можно приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Необходимо помнить, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, так как эти документы содержат нормы трудового права. Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников в короткие сроки невозможно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью надо относиться к уничтожению документов по личному составу. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 50 лет. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним также хранятся в течение 50 лет.

В последние годы наблюдается устойчивая тенденция к росту количества дел, вытекающих из трудовых правоотношений, в судах общей юрисдикции. Все совершаемые людьми действия имеют либо фактический – недоказуемый, либо юридический, то есть доказательственный, характер. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что при оформлении документов необходимо соблюдать нормы, установленные законодательством и определенные учредительными документами, а также правила оформления документов.

Чтобы доказать, что какое-то событие произошло именно тогда, когда оно произошло, это событие должно быть подтверждено документами в установленном порядке, а документ должен быть зарегистрирован в журнале или книге учета. Для того чтобы журнал учета был принят судом к рассмотрению, он должен быть прошит, заверен печатью и подписью руководителя организации, подписью лица, ответственного за ведение кадровых документов, все его страницы должны быть пронумерованы ручкой. Правильная организация кадрового делопроизводства избавит руководителя от проблем с работниками, минимизирует количество трудовых споров (для них просто не будет повода) и позволит относиться спокойно к проверкам трудовой инспекции либо другого проверяющего органа.